Галузеве рішення “BAS Управління автотранспортом Стандарт” призначене для автоматизації управлінського та оперативного обліку в автотранспортних підприємствах та організаціях, а також в автотранспортних підрозділах торгових, виробничих та інших підприємств, що використовують автотранспорт для власних потреб.

Рішення складається з наступних основних підсистем:

• Управління автопарком
• Управління замовленнями та диспетчеризація
• Облік подорожніх листів
• Облік ПММ та технічних рідин
• Облік ремонтів та агрегатів
• Облік ДТП і штрафів
• Складський облік запчастин і витратних матеріалів
• Облік роботи водіїв
• Взаєморозрахунки з контрагентами
• Облік доходів та витрат
• Обмін даними з “BAS Бухгалтерія”

Вирішуються такі завдання:

• облік та розподіл замовлень на автомобілі
• облік рознарядок
• робота з маршрутними листами

“BAS Управління автотранспортом Стандарт” має зручну систему обліку та розподілу замовлень на автомобілі.

Замовлення на автотранспорт можуть враховуватися від внутрішніх підрозділів компанії та від сторонніх контрагентів.

При замовленні на транспортний засіб (ТЗ) враховуються:

• адреси та годинні вікна доставки вантажів
• параметри і характеристики вантажу
• послуги, що надаються в рамках перевезення вантажу
• вимоги до транспорту

У програмі можна формувати добові рознарядки на транспорт. Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТЗ та графіків роботи водіїв.

АРМ Диспетчера
Основне призначення автоматизованого робочого місця (АРМ) Диспетчера – допомога у відпрацюванні замовлень покупців та формування завдань на перевезення.

Можливості:

• швидкий підбір замовлень
• заповнення документів “Маршрутний лист”
• робота з журналом “Маршрутні листи”
• робота з журналом “Подорожні листи”
• групове формування та друк документів “Розпорядок”

Вирішуються такі завдання:

• ведення прейскурантів та тарифів на транспортні послуги
• розрахунок вартості наданих послуг
• формування документів реалізацій, рахунків та актів, реєстрів

Відмінна особливість програми – продуманий довідник тарифів, що дозволяє створювати складні тарифи, гнучко налаштовувати їхню дію для контрагентів та договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та інше.

У програмі можливо:

• налаштувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи
• встановлювати фіксовані тарифи
• створювати складні тарифи

На підставі діючих тарифів програма може автоматично розраховувати вартість наданих транспортних послуг у документі “Товарно-транспортна накладна”, який може бути створений усередині подорожнього листа.

За довільний період часу для клієнтів можуть бути сформовані рахунки та акти послуг з різним ступенем деталізації.

Крім рахунків та актів можна сформувати регістр наданих послуг.

Підтримується вивантаження документів реалізації у програму “BAS Бухгалтерія”.

Вирішуються завдання:

• облік прямих оперативних витрат на власний транспорт
• гнучка настройка бази для розподілу доходів і витрат
• облік інших витрат на автомобілі

Прямі витрати визначаються на підставі подорожніх та ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів та технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знесення шин.

Для кожної зі статей доходів/витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб і варіант розподілу між аналітиками.

Звіти за витратами можна отримувати у різних розрізах аналітики, наприклад, у розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів або у розрізі замовників.

За підсумками роботи можна проаналізувати рентабельність роботи транспорту.

Вирішуються основні завдання:

• ведення довідника транспортних засобів
• облік документів ТЗ та водіїв, контроль закінчення їх термінів дії
• облік виробітку ТЗ і обладнання

Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається у довіднику “Транспортні засоби та обладнання”.

Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ. Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами виробітку (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в моточасах і т.д.), так і в залежності від календарних рядків.

При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє до звіту “Контроль термінів наближення ТО”, а у списку ТЗ він виділяється спеціальною піктограмою.

Функціональні можливості програми також дозволяють:

• вести облік та контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів
• завантажувати та зберігати скан-копії документів у системі

При закінченні терміну дії документа у списку ТЗ автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати у спеціалізованому звіті.

Інформація про прострочені документи автоматично переноситься до архіву.

У програмі можна виписувати та обробляти подорожні листи різних видів:

• легкового автомобіля
• вантажного автомобіля (почасовий, командний)
• спеціального автомобіля
• міжміського автомобіля
• автобуса
• фізичної особи-підприємця
• рапорт про роботу будівельної машини

Всі перераховані друковані форми подорожніх листів є уніфікованими.

Виписка подорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки є особливо зручним для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати та роздрукувати подорожні листи з мінімальними трудовитратами диспетчера.

При обробці подорожнього листа програма розраховує параметри виробітку ТЗ та водіїв за рейсом (пробіг з вантажем, годину в наряді, у роботі, у простої та інші), а також нормативні та фактичні витрати ПММ та технічних рідин (ТР) автомобілів.

На підставі даних подорожніх листів програма формує аналітичні звіти:

• Напрацювання обладнання в моточасах
• Карка роботи ТЗ
• Пробіг ТЗ
• Виробок транспортних засобів
• Діаграма стану ТЗ (у вигляді діаграми Ганта)
• та інші звіти

Вирішуються такі завдання:

• облік оборотів і витрати палива та ТР у розрізі шкірного автомобіля
• облік фактів економії та перевитрат палива водіями в кожному рейсі
• контроль та інвентаризація залишків ГСМ та технічних рідин на ТЗ

Розрахунок нормативних та фактичних витрат палива
Для автомобілів можна враховувати базові норми витрат ПММ, а також норми витрат палива на спеціальні роботи.

Є облік коригуючих коефіцієнтів ГСМ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки).

Усі алгоритми розрахунку нормативних витрат палива розроблені відповідно до наказу Міністерства транспорту України.

Заправки та зливи ПММ
Основні можливості:

• облік фактів зливів палива
• можливість проведення інвентаризації залишків палива в баках автомобілів
• облік заправок зі складу, за готівку, за пластиковою карткою, за талонами, від постачальника
• можливість завантаження звітів процесингових центрів з деталізації заправок ГСМ за пластиковими картками
• можливість порівняння завантажених заправок з чеками водіїв

Повну картину за рухом палива та ТР можна проаналізувати за допомогою різних звітів:

• Відомість руху ПММ
• Відомість приходу-витрати ГСМ на ТЗ
• Заправки ГСМ
• Порівняння заправок за пластиковими картками

Основні можливості:

• облік заявок на ремонт
• облік планових ТО автомобілів та виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні та в сторонніх автосервісах
• друк форми “Вимога-накладна” з документу “Ремонтний лист”
• облік агрегатів
• облік фактів встановлення та заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації

Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію щодо всіх майбутніх та виконаних ТО та ремонтів транспорту за допомогою звітів: “Планування ТО”, “Графік ТО”.

Є звіти для аналізу всіх використаних при ремонтах витратних матеріалів та запчастей, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.

У підсистемі “Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів” виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів.

Облік агрегатів ведеться у розрізі кожного автомобіля, а шин – ще й у розрізі місць встановлення.

Для зручної роботи механіка в ремонтному листку передбачений майстер встановлення шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТЗ, здійснювати такі операції:

• встановлювати, замінювати, знімати шини
• перевіряти інформацію щодо наявних на автомобілі шин

У програмі фіксується інформація про дату і місце встановлення кожної конкретної шини. На підставі даних за пробігом ТЗ програма розраховує поточний знесення шин, встановлених в даний момент на автомобілі, що дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.

У програмі ведеться облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП).

Функціональність включає наступні можливості:

• облік та оформлення документів про ДТП
• облік даних за нанесений збиток ТЗ, за страховими виплатами
• ведення статистики причин ДТП, характери порушень ПДР
• ведення рейтингу водіїв-порушників

Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти суми виплат страхових компаній із витратами на відновний ремонт ТЗ.

У програмі також реалізовано облік штрафів, отриманих водіями.

Функціональність надає наступні можливості:

• друк форми згоди для утримання штрафів із заробітної плати
• зберігання фотографій порушень
• ведення рейтингу водіїв-порушників
• ведення аналітики за видами порушень ПДР

У відповідних документах заносяться дані про ТЗ та водія-порушника, характер порушення ПДР, суму штрафу та факт оплати штрафу.

Аналітичні звіти зі штрафів дозволяють проаналізувати статистику щодо порушень ПДР, вивести рейтинг водіїв-порушників ПДР.

Основні можливості:

• облік надходження та списання запчастин, палив, технічних рідин та витратних матеріалів на склад
• облік видачі запчастин та витратних матеріалів
• внутрішнє переміщення номенклатури між складами
• списання товарів на автомобіль
• можливість проведення інвентаризацій
• контроль актуальних залишків товарів на складах

Проаналізувати рух товарів на складах та залишки можна за допомогою різних звітів.

Вирішуються основні завдання:

• облік виробітку та робочого часу водіїв
• нарахування заробітної плати за подорожніми листами

Функціональні можливості дозволяють:

• формувати, зберігати та друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період години (місяць, рік і т.д.)
• формувати табеля обліку робочого часу

Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються у документі “Нарахування зарплати”.

Ці дані можуть використовуватися для розрахунку оподаткування та формування звітності, а також можуть бути вивантажені у програму “BAS Бухгалтерія”.